Aktualnie w systemie prawnym możemy wyróżnić dwa sposoby założenia spółki prawa handlowego:
- tradycyjnie – poprzez zawarcie umowy w formie aktu notarialnego lub
- internetowo – za pośrednictwem portalu prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
Drugi z powyżej wskazanych sposób uważany jest za szybszy, bowiem od momentu złożenia wniosku o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców i ostatecznie dokonania tego wpisu przez Sąd Rejestrowy nie powinno upłynąć więcej niż 24 godziny.
Praktyka jednak wskazuje, że te 24 godziny są raczej niewystarczające, tym niemniej założenie spółki w trybie S24 umożliwia powołanie nowego podmiotu w zaledwie kilka dni.
W naszej Kancelarii (Kancelaria Prawna M.I.Legal) zauważamy panujący trend przekształcania jednoosobowych działalności gospodarczych na działalność prowadzoną w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bądź rozpoczynania prowadzenia działalności właśnie w tej formie. Dlatego też skupimy się dzisiaj na spółce z o.o.
Forma tradycyjna daje wiele możliwości w zakresie postanowień jakie udziałowcy chcą zawrzeć w umowie. Stanowiąc własną umowę spółki od początku możemy wiele kwestii uregulować odmiennie, m.in. w zakresie udziałów uprzywilejowanych, wniesienia aportu itp. Możemy również na podstawie wyceny przeprowadzonej przez biegłego rewidenta dotychczasowe przedsiębiorstwo przekształcić w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Pozwoli nam to, na dalsze prowadzenie de facto tego samego biznesu w innej formie prawnej. Ma to ogromne znaczenie w szczególności, kiedy mamy tzw. czynne projekty, leasingi czy kredyty. Nie zawsze podmiot finansujący zgodzi się na cesję umowy, a trzeba również liczyć się z trudnościami otrzymania finansowania, przez całkowicie nowy podmiot.
Jeżeli jednak chcemy założyć „prostą” spółkę z o.o. możemy skorzystać ze wzorca umowy zamieszczonego na portalu S24. Niniejsze rozwiązanie cechuje na pewno oszczędność czasu, bowiem spółkę możemy założyć nie wychodząc z domu i posiadając komputer z dostępem do internetu, a także oszczędność pieniędzy poprzez niższą opłatę sądową i brak taksy notarialnej.
Negatywną cechą takiego rozwiązania jest fakt, że do wzorca umowy nie wniesiemy żadnego odmiennego uregulowania, nie sprawdzi się to rozwiązanie w przypadku skomplikowanego układu udziałowców, nie będziemy mogli również za pomocą wzorca umowy wnieść kapitału w postaci aportu. Aczkolwiek, wspólnicy będą mogli dokonać zmiany umowy już po zarejestrowaniu spółki, w formie aktu notarialnego. Zmiana treści umowy może być także dokonana w trybie S24, lecz w dalszym ciągu wybór poszczególnych postanowień jest ograniczony.
Od czego zacząć? Spółka S24
Do zawarcia umowy spółki przez internet wymagana jest rejestracja w systemie S24 i opatrzenie jej podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Profil zaufany ePUAP to zestaw informacji identyfikujących i opisujących osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ administracji publicznej. Profil Zaufany można założyć również przez bankowość elektroniczną. Możliwość ta dostępna jest dla posiadaczy elektronicznego rachunku bankowego.
Po dokonaniu powyższych formalności, po zalogowaniu do systemu dodajemy nowe przedsiębiorstwo i krok po kroku tak jak prowadzi nas system – uzupełniamy niezbędne dane o np.: formę prawną zakładanego przedsiębiorstwa czy siedzibę.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie. Zawarcie umowy w ten sposób wymusza na nas:
- wypełnienie formularza umowy udostępnionego na portalu dostępnym na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości,
- opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez wszystkich wspólników.
Po zakończeniu tworzenia umowy spółki należy gromadzić załączniki.
Z dostępnych w systemie wzorów dokumentów wybieramy dokument o nazwie: Lista wspólników oraz Oświadczenie o wniesieniu kapitału. Resztę załączników należy już utworzyć samodzielnie (nie znajdziemy ich w gotowych wzorach, a ich brak może spowodować zwrot wniosku).
Dokumenty które należy sporządzić samodzielnie:
- Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu Ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców,
- Oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki,
- Lista osób uprawnionych do reprezentowania spółki wraz z adresami do doręczeń,
- Lista osób uprawnionych do powołania zarządu wraz z adresami do doręczeń.
Należy pamiętać, że każdy z tych dokumentów należy również opatrzeć podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Kolejnym krokiem jest już złożenie formalnego wniosku. Do wniosku załączamy wszystkie wcześniej przygotowane dokumenty, od umowy spółki po zewnętrzne oświadczenia. Po prawidłowym wypełnieniu wniosku należy wniosek podpisać – oczywiście podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W kolejnym kroku należy dokonać opłaty sądowej wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (250 zł) oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). System umożliwia uiszczenie opłaty poprzez bankowość elektroniczną.
Po dokonaniu zgłoszenia Sąd, zgodnie z art. 20a Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ma jeden dzień na rozpoznanie wniosku o wpis spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym – S24. Zwracam uwagę, że jest to termin instrukcyjny, co oznacza, że może ulec wydłużeniu.
Nadanie numerów REGON i NIP odbywa się automatycznie, na podstawie zgłoszeń złożonych przy rejestracji spółki w KRS i trwa zazwyczaj kilka dni.
Należy pamiętać, że wszelka korespondencja w tym zawiadomienie o nadaniu numeru NIP lub REGON będzie kierowana właśnie za pośrednictwem portalu.
Czasami nawet zakładając spółkę z o.o. przez Internet w trybie S24 warto poradzić się adwokata czy radcy prawnego celem upewnienia się czy akurat ta forma prawna jest odpowiednia dla prowadzenia danego biznesu oraz zapoznania się z prawami i obowiązkami wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych czy innych aktów prawnych.
Jeżeli zatem jesteś zainteresowany założeniem spółki przez system S24 zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.
Adw. Martyna Zjawińska